EMIS Benutzerhandbuch

 

Inhalt

1 Installation. 1

1.1 Voraussetzungen. 2

1.2 Konfiguration. 2

1.3 Durchführung der Installation. 2

2 Login. 2

2.1 Passwort ändern. 2

3 Hauptmenü. 2

4 Kontakte. 2

5 Formulare. 3

6 eMail 3

7 Administration. 4

7.1 Stammdaten. 4

7.1.1 Mitarbeiter. 4

7.1.2 Gesellschaften. 4

7.1.3 Kontakte. 4

7.1.3 Formulare. 4

7.2 Hauptmenü. 4

7.3 Sprachen. 5

7.3.2 Neue Texte. 5

7.3.2 Übersetzungen. 5

7.4 Reports. 5

7.4.1 Offline Formulare. 5

7.4.2 Online Formulare. 5

7.4.3 Workflow Report. 5

 

 


1 Installation

 

1.1 Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen vor Beginn der Installation erfüllt sein:

                - Ein Webserver ist vorhanden

                - PHP ist installiert (im Test wurde die Version 5.2.1 verwendet).

                - MySQL ist installiert und ein Benutzer ist eingerichtet (im Test wurde die Version 4.1.22 verwendet, Version 5.0.30 bereitet noch Probleme mit left outer joins).

                - Ein eMail Account für Lesebestätigungen ist vorhanden

1.2 Konfiguration

Entpacken Sie zunächst die Datei emis.gz in den Document Root Ihres Webservers. Um die Vorraussetzungen zu prüfen und die aktuelle Konfiguration anzuzeigen rufen Sie "http://<ihrServername>/setup.php" auf. Um die Konfiguration zu ändern, editieren Sie die Datei config.php im EMIS-Hauptverzeichnis. Anschließend klicken Sie in der Setup-Seite im Browser auf "Aktualisieren", die neue Konfiguration wird angezeigt und ist jetzt aktiv.

1.3 Durchführung der Installation

Klicken Sie auf "Installation starten" und warten Sie bis die Ergebnisseite vollständig geladen ist.

2 Login

Der Login erfolgt über den Aufruf "http://<ihrServername>/index.php". Sofern konfiguriert wird der Aufruf automatisch auf eine mit https gesicherte Verbindung umgelenkt. Für maximale Sicherheit ist dazu ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle erforderlich. Initial existiert der Mitarbeiter "Admin" mit dem Passwort "admin".

2.1 Passwort ändern

Das Passwort kann jeder Mitarbeiter durch Klick auf den Mitarbeiternamen rechts oben in der Ecke ändern.

3 Hauptmenü

Das Hauptmenü besteht initial aus verschiedenen sinnvollen Schaltflächen, die jedoch vollständig konfigurierbar sind. In der Titelleiste wird stets eine Sammlung kleiner Schaltflächen gezeigt, diese ist unabhängig vom Hauptmenü und immer gleich.

 

4 Kontakte

Es gibt drei Möglichkeiten die Kontakte aufzurufen:

- Liste -> Zeigt alle zur Gesellschaft des Mitarbeiters zugehörigen Kontakte an.

- Notfallkontakte -> Zeigt alle zur Gesellschaft des Mitarbeiters zugehörigen Notfallkontakte an.

- Suche -> Öffnet den Suchdialog, der zu einer Ergebniskontaktliste führt.

5 Formulare

Unter dem Begriff Formulare findet man:

- Dokumente zum lesen, bearbeiten, hochladen, versenden via eMail

- Benutzerdefinierte online Formulare zum ausfüllen, drucken, versenden via eMail

es gibt folgende Möglichkeiten Formulare aufzurufen:

- Liste -> Zeigt alle zur Gesellschaft des Mitarbeiters zugehörigen Formulare an.

- Notfall Pläne -> Zeigt alle zur Gesellschaft des Mitarbeiters zugehörigen Formulare an, die als Notfallplan gekennzeichnet sind.

- Suche -> Öffnet den Suchdialog, der zu einer Ergebnisformularliste führt.

 

In der Formularliste gibt es die Optionen

- Lupe -> Nach vorhanden ausgefüllten, versendeten oder hochgeladenen Formularen suchen

- Blatt Papier -> Ein leeres Formular einsehen, bearbeiten, drucken, versenden

6 eMail

In folgenden Situationen ist das verschicken von eMails möglich:

- Direkt aus dem Hauptmenü / den Titelschaltflächen

- Nach dem Ausfüllen eines Formulars

- Nach dem Upload eines Formulars

- Aus den Kontakten

 

Ist zum aktuellen Mitarbeiter ein Kontakt und eine eMail Adresse vorhanden wird diese im Feld "Von" verwendet, ansonsten die in der Konfiguration hinterlegte Standardadresse. Diese kann beim Versenden überschrieben werden. Beim Versenden von eMails wird automatisch eine Lesebestätigung angefordert, die an das in der Konfiguration angegebene eMail-Konto versendet wird. Bei Aufruf des Workflow Reports werden die Lesebestätigungen abgeholt und in der MySQL Datenbank verbucht.

 

7 Administration

Das Admin-Menü wird bei vorhandener Berechtigung in den Titelschaltflächen angezeigt. Die Admin-Berechtigung ist in der Mitarbeiter-Administration einstellbar.

7.1 Stammdaten

Sämtliche Stammdaten können über die entsprechenden Admin-Dialoge erfasst und gewartet werden. Zum Import größerer Datenmengen kontaktieren Sie bitte T.Ostermeier@t-online.de um eine individuelle Lösung zu erhalten. Grundsätzlich lassen sich aus fast allen Formaten (Excel, Outlook, Access, CVS, etc. ) Insert-Statements generieren, die dann gegen die MySQL Datenbank ausgeführt werden können.

7.1.1 Mitarbeiter

Nach der Neuanlage eines Mitarbeiters ist das initiale Passwort der Vorname.

Ist die Checkbox "Passwort zurücksetzen" aktiv, so wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Vornamen zurückgesetzt.

7.1.2 Gesellschaften

Gesellschaften haben Mitarbeiter und Hauptmenü Ziele. Hauptmenü Ziele geben an, welche Schaltflächen im Hauptmenü angezeigt werden sollen. Mitarbeiter können in mehreren Gesellschaften gleichzeitig sein.

7.1.3 Kontakte

Externe Kontakte sollten direkt über den Kontakte-Admin eingepflegt werden, Kontaktinformationen zu Mitarbeitern sollten über den Mitarbeiter-Admin eingepflegt werden, um die Verknüpfung zu erhalten.

7.1.3 Formulare

Unter „Offline Formulare“ können Sie beliebige Dokumente hoch laden, die „Online Formulare“ werden direkt auf der EMIS Webseite bearbeitet. Beachten Sie bei den online Formularen, dass Listenwerte erst dann definiert werden können wenn die Formulardefinition mit „Sichern“ angelegt wurde.

7.2 Hauptmenü

Durch die Definition von Hauptmenü Zielen und deren Verknüpfung mit den Gesellschaften lässt sich das Hauptmenü pro Gesellschaft unterschiedlich gestalten. Mögliche Ziele einer Schaltfläche im Hauptmenü sind:

- Beliebige Seite in EMIS. Geben Sie dazu "<Seitenname>.php" an.

- Beliebige externe Internetseite. Geben Sie dazu "http://<Zielseite>" an.

- Ein gezieltes Formular. Wählen Sie dazu das gewünschte Formular in den Auswahllisten aus.

 

Die Priorität bestimmt die Farbe der Schaltfläche.

 

Beachten Sie, dass die neue Schaltfläche erst dann angezeigt wurde, wenn sie mindestens einer Gesellschaft zugeordnet wurde.

7.3 Sprachen

EMIS ist komplett Mehrsprachig implementiert, die Sprachen deutsch und englisch sind im Lieferumfang enthalten.

7.3.2 Neue Texte

Neue Texte können für Hauptmenüelemente und online Formulare definiert werden. Geben Sie dazu die im neuen Element angezeigte Beschriftung als Text ID ein.

7.3.2 Übersetzungen

Unter "Texte bearbeiten" finden Sie Tools, um sämtliche in EMIS vorhandene Texte zu bearbeiten. Das sind z.B. Schaltflächen, Überschriften, Fehlermeldungen und die eigenen Feldnamen in den Formularen.

Haben Sie eine neue Sprache angelegt, so werden alle in EMIS vorhandenen Texte zur Übersetzung angeboten. Mit der Suche lassen sich bereits angelegte Texte korrigieren, mit "Neue Texte" benutzerdefinierte für Schaltflächen im Hauptmenü oder online Reports anlegen. Geben Sie dazu als Text ID den Schaltflächentitel/Feldnamen und in den Sprachspalten die tatsächliche Beschriftung an.

7.4 Reports

In EMIS gibt es die folgenden Report Typen:

-         Offline Formulare => Beliebiges Dokument, das als Vorlage hochgeladen vom Mitarbeiter heruntergeladen wird.

-         Online Formulare => Benutzerdefiniertes Formular, das direkt in EMIS bearbeitet wird.

7.4.1 Offline Formulare

Upload einer Vorlage, die Mitarbeiter herunterladen, bearbeiten, wieder hochladen und per eMail verschicken können.

7.4.2 Online Formulare

Anlegen eines Formulars, das Mitarbeiter online ausfüllen, sichern, drucken und per eMail verschicken können. Mit der Feldart Auswahlliste ist die Vorgabe einer Benutzerdefinierten Werteliste möglich.

7.4.3 Workflow Report

Der Workflow Report gibt an, welche Formulare wann und von wem bearbeitet wurden. Unter eMail Empfänger sind diejenigen, die eine Lesebestätigung verschickt habe fett angegeben, als ToolTip erscheint wenn man mit Maus über den eMail Empfänger geht der Zeitpunkt, zu dem die ursprüngliche eMail verschickt wurde und falls vorhanden, wann sie gelesen wurde.